A koronavírus hatása az otthoni munkára

Míg a koronavírus arra kényszeríti az embereket, hogy kevesebbet mozduljanak ki, ez a helyzet az otthoni munkavégzés támogatására ösztönzi a cégeket. Ugyanakkor az egyre gyakoribb home office új biztonsági követelményeket is támaszt mind a munkaadókkal, mind a munkavállalókkal szemben.

A szélessávú és megfizethető internet, illetve a felhő megjelenése óta már nem csak otthonról, hanem szinte bárhonnan és bármikor dolgozhatunk. Ezt a trendet évek óta különféle online platform megoldások is támogatják: távolról is együttműködhetünk megosztott dokumentumokon, használhatunk közös naptárat és tennivaló-listát, ketten vagy akár csoportosan is kommunikálhatunk írásban, szóban és élő képpel.

Persze a különféle cégek eltérő mértékben tették magukévá ezt a működési modellt, szándékaiktól, üzleti profiljuktól és technikai lehetőségeiktől függően. Most azonban a koronavírus terjedése olyan vállalatokat is a távmunka mellé állíthat, amelyek korábban valamiért ódzkodtak tőle.

Ebben a helyzetben nyilván előnnyel indulnak azok a cégek, akik korábban már kialakították a távmunkához szükséges környezet, biztonsági szabályokat, munkafolyamatokat, mivel nálunk most nem minőségi, csak mennyiségi változás történik – vagyis többen fogják használni a beüzemelt rendszert.

Ha viszont egy vállalat csak most vág bele a távmunka általános támogatásába, akkor jó néhány szempont adódik, amit célszerű figyelembe vennie.

Első a biztonság

Az otthon dolgozó munkatársaknál kiemelten fontos, hogy tisztában legyenek a legfontosabb biztonsági szabályokkal, főképp akkor, ha saját eszközzel dolgoznak. Hiszen a náluk található biztonsági résen keresztül a rossz szándékú behatolók bejuthatnak a cég rendszerébe is, ahol kárt okozhatnak.

• Az otthon dolgozók frissítsék a szoftvereiket, legyen szó az operációs rendszerről vagy applikációkról, hibajavításokról vagy új verziókról.

• Mindig biztonságos VPN-t használva kapcsolódjanak a céges hálózatra.

Ami pedig a céget illeti

• Adjon képzést a kéretlen, félrevezető üzenetek biztonsági kockázatairól, kezeléséről, mivel ezek jelentik az egyik legerősebb fegyvert a rossz szándékú behatolók kezében.

• A cég mindenképpen szabályozza, hogy ki mihez és milyen jogosultsági szinttel férhet hozzá a vállalati hálózaton.

• Szülessen egyértelmű rendelkezés arról, a saját eszközön hogyan kell elkülöníteni a személyes és céges információkat, és az utóbbiakat milyen esetben és hogyan kell törölni.

• Ideális esetben a privát laptopokat és mobil eszközöket is célszerű céges biztonsági szoftverrel védeni – például olyannal, amellyel az ellopott vagy elvesztett eszközökről is lehet törölni a céges adatokat.

• Célszerű korlátozni, hogy a céges célra is használt saját eszközökre milyen applikációkat lehet telepíteni.

Környezet és munkafolyamatok

Ha a cég sikerrel túlesett távmunka kultúraváltásának első sokkján és kezdő lépésein, akkor mindenképpen érdemes a hosszútávú működéshez szükséges környezet kialakítására koncentrálni. Azaz olyan rendszert kialakítani, ami a legjobban támogatja a folyamatokat és a hatékony munkavégzést, beleértve a megfelelő eszközöket, szoftvereket, sávszélességet, biztonságot, hozzáférést, jogosultságokat, munkafolyamatokat. Egészen biztosan szükség lesz képzésre is, a biztonságos használat, a szoftverek funkcióinak ismerete, a folyamatok rendje és az etikett miatt. A cég ezek után fogja csak elérni azt a maximálisan hatékony működést, ami a távmunka lehetőségéből kihozható.

Például a videókonferencia ma már olyan vizuális élményt nyújt, ami szinte felér egy személyes találkozóval, a virtuális megbeszélések hatékonyságát pedig a megosztható grafikonok, képek, prezentációk növelik.

Távolról az etikett is más

Akinek még nincs rutinja a távmunkában, bizony hamar rá fog jönni, hogy ennek a fajta működésnek is megvannak a maga írott és íratlan szabályai. Például egy konferenciabeszélgetésen nem célszerű bekapcsolni a kamerát, ha öltözékünk vagy a háttér nem üzletszerű. Sőt, akár a rossz megvilágítás is előnytelenné teheti a megjelenésünket. Ugyanakkor az sem jó, mindig csak hanggal, élő kép nélkül beszélgetünk, mert az személytelenné teszi a munkakapcsolatot, a csapatmunkát. Chatben lehet pár emojit használni, de olyan mértékben nem ajánlott, ahogy például barátainkkal kommunikálunk – és még sorolhatnánk a jótanácsokat. A dolgozók persze menet közben, maguktól, tapasztalati úton is elsajátíthatják az ehhez hasonló szabályokat, de mindenkinek jobb, ha nem saját kárukból kell mindezt tanulniuk.

Az Invitech ügyfelei körében technológiai megoldásaival tudja támogatni a távmunka megvalósulását. A munkatársak otthonról is használhatják a felhőalapú IP Centerünk által kezelt céges telefonszámokat. Virtuális magánhálózat, azaz VPN igénybevételével biztonságossá tehetjük a céges hálózatra történő bejelentkezést. Védeni tudjuk a hálózati végpontokat, jelen esetben az otthon használt laptopokat. Végül pedig az Office 365 platform révén mind az egyéni, mind a közös munkát gördülékenyebbé tehetjük.