Hogyan használjuk okosan a Teams beállításait?

Egyes beállításokkal hatékonyabb, gyorsabb és egyszerűbb a munka. A Microsoft Teams a jelenleg legelterjedetebb kommunikációs palatformok egyike.

A világjárvány hatása, hogy már Magyarországon is egyre többen használják üzleti célokra, illetve konzultációk megtartásának helyszíneként. Ennek ellenére a felhasználók nagy része nem ismer bizonyos, az applikáció által nyújtott hasznos szolgáltatásokat. Ezek a beállítások növelik a munka közbeni hatékonyságot, és segítenek abban, hogy minél gyorsabban és egyszerűbben dolgozhassunk.

1. Csoportok létrehozása

A Teams legalapvetőbb és legfontosabb funkciója, hogy a beszélgetéseket tematizálhatjuk vele. Ezáltal könnyen átláthatjuk az egyes témákról folyó diskurzusokat, amelyek közül egyesekben részt vehetünk, másokat pedig csak figyelemmel követhetünk.

A szoftver ehhez kétszintű struktúrát kínál: csoportokat, azon belül csatornákat. Az egyes csoportok a csatornákon kívül más funkciókat is kapnak, például lehet saját naptáruk, fájlokat oszthatnak meg stb.

Ezért a csoportokat úgy célszerű kialakítani, hogy egyrészt fedjék a céges struktúrát, feladatköröket, projekteket, azaz olyan emberek legyenek benne, akik valóban együttműködnek. Másrészt pedig ne legyen belőlük túl sok, vagyis ne szaporítsuk a számukat feleslegesen, indokolatlanul. Egy adott cégméret felett az a hatékony, ha új csoportokat egy bizonyos vezetői szint felett lehet létrehozni.

2. Rejtett csatornák létrehozása

Minél nagyobb egy vállalat, annál inkább megeshet, hogy sok olyan csatornába is felvesznek minket, amelyekkel kevés dolgunk akad, és ez megnehezíti a Teams használatát. Ezen a problémán két módon is lehet segíteni. Egyrészt könnyen átrendezhetjük a csatornák sorrendjét akár abc, tematika vagy prioritás szerint. Másrészt pedig a kevésbé fontos csatornákat rejtetté tehetjük, mégpedig abban a menüben, ami a csatorna neve mellett található három pontra kattintva jelenik meg. A rejtett csatornákról ezután csak akkor fogunk értesítést kapni, ha a beszélgetésben megemlítenek bennünket.

3. Külsős felhasználók meghívása

A digitális távmunka terjedésével egyre több feladatot lehet akár külsős beszállítóknak is kiszervezni, akikkel akkor tudunk a leghatékonyabban együtt dolgozni, ha ugyanabban a rendszerben kommunikálunk velük, mint a munkatársakkal. A Teams lehetőséget ad rá, hogy külsős felhasználókat is meghívjunk, és a már kialakított struktúrán belül dolgozzunk velük. Ugyanakkor velük érdemes külön csoportokban, csatornákban egyeztetni, hogy csak olyan céges információkhoz férhessenek hozzá, amelyek valóban szükségesek a feladataik elvégzéséhez.

4. Keyboard shortcuts (gyorsbillentyűk)

A legtöbb szoftverhez hasonlóan a Microsoft Teams is kínál különböző billentyűparancsokat, melyek használatával jelentős mennyiségű időt takaríthat meg.

A legfontosabb kombináció, amit érdemes megtanulni, a „Ctrl+”. Ez megnyitja az összes elérhető billentyűparancs listáját. Ezeket a parancsokat természetesen testre is lehet szabni.

5. Üzenetek lefordítása, Messaging policies

A Microsoft Teams olyan funkciókat is rejt, amelyeket vállalati környezetben a munkatársak általában csak akkor használhatnak, ha azokat a rendszergazda engedélyezi. Például a „Messaging policies” funkció konfigurációja határozza meg, hogy milyen üzenetküldési lehetőségek érhetők el a felhasználók számára. A Teams adminfelületének baloldalán tudjuk megnyitni ezt a beállítást. Itt egyéni parancsok mellett jóvá lehet hagyni a teljesen átlagos, mégis praktikus opciókat, mint például az üzenetek lefordítását, amely kifejezetten hasznos nemzetközi vagy többnyelvű cégekkel való tárgyalás, kapcsolattartás esetén. (A beállítások mentését követően érdemes újraindítani a programot.)

6. Alkalmazások hozzáadása

A Microsoft Teams-ben alkalmazásokat is hozzá lehet adni csevegésekhez és csatornákhoz. Ez megkönnyíti ezen felületek elérését, illetve akár azt is lehetővé teszi, hogy csapatban, többen is tudjanak egyidőben egyazon projekten dolgozni.

A Teams főképernyőjének baloldalán található Alkalmazások elemre kattintva lehet böngészni és hozzáadni új alkalmazásokat. A csevegések vagy csatornák fejlécén álló „+” gomb segítségével lehet felvenni applikációt az adott csatornához.

Az alkalmazások értesítést is tudnak küldeni a felhasználónak vagy akár egy egész csatorna számára. Az utóbbit a kívánt csatorna felületén a „Connect” opció kiválasztását követően csupán az adott alkalmazás értesítéseit kell bekapcsolnia.

7. Hívások felvétele és elmentése a felhőbe

Gyakran kerülhet sor olyan fontos konzultációkra, amelyeket a későbbiekben is megtekintenénk. A Teams erre is lehetőséget nyújt. A beszélgetés felvétele egyszerű, azonban kevesen tudják, hogy a Teams minden rögzített meetinget automatikusan ment a Microsoft Stream fiókunkra. A hívás után a felvétel úgy tekinthető meg, ha a felvételre jobb gombbal rákattintunk, és kiválasztjuk a „Open in Microsoft Stream” opciót. Az összes rögzített hívás megtalálható a https://web.microsofts tream.com weboldalon, ahol a felső sávban lévő „My content – Saját tartalom” szöveget kell keresni.

8. Státusz – „Ne zavarjanak” üzemmód

A státusz folyamatos változtatása segíti a közösség munkáját. Ez a felhasználók profilképén látható jelzés tájékoztatja a résztvevőket arról, hogy pillanatnyilag elérhető vagy elfoglalt-e az adott személy. A saját státuszt a profilbeállítások alatt lehet megváltoztatni. Többféle lehetőség közül választhatunk, ilyen többek között az „Available – Elérhető” vagy „Appear Offline – Kapcsolódás elrejtése”, de az egyik leghasznosabb a „Do Not Disturb – Ne zavarjanak” állapot. A csoportokban folyó beszélgetések könnyen elvonhatják a figyelmünket a munkáról, ilyenkor célszerű bekapcsolni ezt az üzemmódot.

Ennek több alternatív módja van, megoldható még a felső keresősávba beírt „/dnd” utasítással is. Érdemes megismerkedni a keresősávba írható parancsokkal, ezek használata ugyanis szintén jelentősen felgyorsíthatja a munkafolyamatokat.

9. Megjelenítési beállítások – sötét mód

A megjelenítési konfigurációk felhasználói szinten testre szabhatók, bár a rendelkezésre álló témák választéka nem túl bőséges. Az általános beállítások Téma szakaszában a kontrasztos megjelenítési mód mellett a sötét és az alapértelmezett téma beállítása közül választhatunk.

10. Integrált hívások

Az Invitech Teams Phone elnevezésű szolgáltatás segítségével Microsoft Teamsen keresztül lehet vezetékes számról telefonhívásokat indítani és fogadni: korlátlanul, bárhol, bármikor, bármely eszközön. Az integrált megoldás forradalmasítja a hagyományos, vezetékes telefonálást, ami ezáltal laptopról, tabletről, okostelefonról, IP telefonról és a tárgyalóban elhelyezett képernyőről is használhatóvá válik. Ez pedig rengeteg előnyt hoz magával: például otthoni, távoli munkavégzés során vagy több telephelyen és útközben  is egyszerűen lehet céges telefonszámokról dolgozni, akár ügyfélszolgálati telefonszámok esetén is. Nő a hatékonyság, kevesebb lesz az elveszett hívás, miközben csökkennek az üzemeltetés és karbantartás költségei.